メモをとる事は、ベストなコミュニケーションツールの1つになる

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個人的には、人と会う際にメモを残す必要性を感じません。大体のことを覚えているのもあります。しかし、必ずメモ帳や手帳を開きます。メモをとるフリをしている時もあります。

メモは、コミュニケーションの道具だからです。そして、数少ない聞き手側からのノンバーバルコミュニケーション手法です。

自分が忘れないためにメモをとるのが普通ですが、もう一歩有効的に(友好的に?)使う方が、メモを活かせます。

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メモ帳等は必ず持っていく

メモを顧客や上司の前ではとります。例え、たいした話ではないと分かっていても、メモ帳(や手帳)を持っていき机に出します。

何も持っていないと、真剣味が足らないと怒る人もいます。

個人的にはメモを持っていないから真剣味が足らないと思う事はありません、部下や若い人がそうでも、よく忘れる人以外は何も注意しません。

しかし、真剣味とかは別として、行動自体がコミュニケーションの一部である以上、メモ帳を持つ行動もコミュニケーションです。自分自身が記憶力が良いと思っていたとしても、相手からするとメモすら必要ない人間と思われたと感じて不快になるので怒ります。

良くも悪くも既に相手との意思疎通が始まっています。何か得られる情報がないかと貪欲さをアピールする為にメモを持つと割り切るのも良いです。

何も持たずとも、何も感じない人もいれば、怒る人もいます。しかし、何も持っていないからと褒める人はいません。とりあえず持っていく事です。

メモがある事で更なるコミュニケーションも可能です

ノンバーバルコミュニケーションは身振りだけではない

少し話は横道に逸れますが、原始的な手法を使えば使うほど、丁寧な対応をしている・されたと、人は基本思います。

多くの事は、原始的な方法ほど面倒であり、自然に使い分けています。プライベートでも仕事でも同じです。

例えば、連絡手段であれば、対面>手紙>電話>メールの順で時間・労力が要りますが、丁寧であり気持ちが伝わりやすいです。

バーバル・ノンバーバルコミュニケーションと聞いた事がある人も居られると思いますが、要は、言葉での意思疎通と、アクションなどの意思疎通です。

ノンバーバルコミュニケーションの代表例が、身振り手振りですが、これだけではありません。

人に会いに行く行動もれっきとした1つです。自分にとって相手の重要性を表す事ができ、相手に気持ちが伝わりやすくする手助けでもあります。

仕事で謝罪をするために遠方へ出張するのも、電話やメールなどの手法より、その人の重要性の高さを表すためです。

個人であっても、メールより電話、電話より会って話す方が気持ちが通じやすいのは、ノンバーバルコミュニケーションが活きているからです。

メモ帳を持っていく・行かない行動も、コミュニケーションであり必要な事です。

メールや電話を誤用

業務メールは、内容によっては、メールの方が労力がかかる場合もありますし、口頭より正確に伝えられる、証拠となる等の利点もあります。

そのためか、口だけの人間や、コロコロ意見を変える様な人は、口頭を好む場合もあります。言質を取られないようにしている感じもありますが、メールと口頭は使い分けはしっかりすべきです。

正確性や内容が大事ならメール、感情的な事を含めたいなら口頭が良いと思います。

メモはコミュニケーション手段

長々と横道に逸れましたが、メモ帳を持って面談(会議)が始まります。ここからがメモがコミュニケーションツールとして真価を発揮します。

数少ない、聞き手側のノンバーバルコミュニケーション手法が可能となります。

話し手側は、言葉を発しながら、身振り手振りを使います。聞き手側も相槌を打ったり、返答もします。

メモをとると、さらなる表現が可能です。

例えば、メモをとるのは、そこに私は興味があるんだ大事であると意思表示になります。「ここだけの話ですが、」と言われればメモを止めます、内密ですね分かりましたと意思表示です。

そしてメモ取り行動があると、興味を示してくれている・話をよく聞いていると感じ、相手はつい多めに話してくれる事もあり、得る情報を増やせます。メモ帳を閉じれば、そろそれ帰りますの意思表示にもなります。

すごく簡単です。これらを使わない手はありません。

全文メモは要らないでしょう

時々、メモ魔を見ます。メモをとる事を勧めますが、全文とり出すと、コミュニケーションツールとしては、あまり役に立ちません。

うつむき加減になり相手の目も見れません。往々にして、どこにメモしたかを忘れたり、後で探すときにも時間がかかります。話の要点を聞く力も育ちません。悪いことが多いです。

コミュニケーションツールとしても、メリハリがなくなります。ずっと相槌を打つ人と話していても、だんだん本当に話を聞いているのかと疑問が出るように、ずっとメモをしていると何を書いているのか、話し手側は良く分からないため、気分も良くはありません。

書記担当が議事録をつけているのでは無いため、メモはコミュニケーションの道具として有効に使うべきです。

面談でのパソコンは止めるべき

基本的には聞き手側の話です。話し手側は、資料を広げたり・カンニング用としてもパソコンは使いやすいです。

意識高いの低いの?

コミュニケーションを説く話やセミナーはよくあり、意識高い系ほどコミュニケーションを大事にしているはずが、対面時にパソコン広げるのは不思議です

パソコンでは、相手に自分がとっているメモを見せれないです。まして、だらだら全文を打ったり所感まで入れていては、話とタイピングのタイミングのズレも出ます。

時々手を止めて相手を見る仕草をする人もいますが、だいたいズレています

そして、それは話に興味があるシグナルを出しているつもりでも、実際は今までの話は興味が無かったシグナルと思われます。話し手はテンションが逆に下がることもあります。

メモは何を書いているか見せながらとれば、相手に安心感も与えます。見えないところで何かしていると、話し手は、聞き手は暇なのかな、メールでも打っているのかなと思います。

パソコンが業務上必要な開発者や技術者だとしても両方を出すべきです。パソコンは実務用であり、コミュニケーションツールとしてメモ帳を勧めます。

並列処理

パソコンを出すのは、出来る人間と思われたいのかもしれませんが、本当に出来る人間は、話を聞きながら別のことを並行作業で何個もできます。

そんな人にパソコンを持たしたら、同時に色々し始めます

彼らは、話を当然聞けているのですが、重要度は並列処理している事と同じ程度、特段あなたに興味はないよと思わしている可能性もあります。

だから、あえて何も他をしないアピールが、出来る人間の行動かと思います。ノートや手帳を広げて、より原始的な手法でメモを取ることで、アピールしやすくなります。

メモでコミュニケーションのまとめ

メモを持っていくことが、コミュニケーションのスタートです。実際に話し始めれば、コミュニケーションツールとしても使えます。

使える道具を使わないのは、プロではないと思います。プロは筆を選ぶように、TPOに合わせ道具を選び使うことが、(プロとしての)コミュニケーションには、最も重要なことと思います。

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